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Auditoria e controle no setor de vendas: saiba como fazer a gestão adequada
auditoria e controle no setor de vendas

Auditoria e controle no setor de vendas: As empresas que não têm o costume de realizar auditorias estão colocando em risco a qualidade de seus processos e produção.

Nessas auditorias são avaliados os aspectos de controles internos, os riscos das transações do setor, os registros contábeis e fiscais, trabalhistas e previdenciários, os processos de informação gerencial, os indicadores de gestão e entre outros pontos.

Estas auditorias servem para localizar falhas, erros atuais e potenciais que podem prejudicar toda a organização. Para facilitar no processo de auditoria, o ideal é que você tenha um sistema que consiga registrar todos os processos de compra e venda, como o DealDrive que registra todos os processos de cotações que são realizadas dentro da plataforma.

Veja alguns dos aspectos a serem observados de auditoria para o setor de compras e vendas:

– Existência de cadastro de fornecedores, contendo indicações dos respectivos produtos, desempenhos em fornecimentos anteriores e outras informações julgadas convenientes;
– Uma definição de quem pode autorizar compras, tendo em vista o valor e a natureza das mesmas;
– Processamento de compras exclusivamente pelo departamento de compras;
– Obtenção de um número pré-fixado de cotações para cada material, escolhendo-se o fornecedor que ofereça melhores condições, dentro de critérios pré-determinados (preço, qualidade, condições de pagamento, etc.);
– Rodízio de compradores;
– Emissão dos “Pedidos de Compra” com cópia fornecendo-se vias ao órgão controlador dos pagamentos (para conferência e aprovação da fatura), à unidade requisitante (para informação de que sua solicitação foi providenciada), à área de recepção de materiais (para conferências por ocasião do recebimento), etc.;
– Obtenção do “aceite” do fornecedor no pedido de compra, após o mesmo ter sido devidamente autorizado;
– Controle de “Pedidos de Compra” pendentes, visando acionar os fornecedores no caso de atrasos, bem como para o acompanhamento de entregas parciais;
– Conferências por ocasião do recebimento do material ao que se referem a preços, especificações, quantidades, cálculos e somas da Nota Fiscal (Nota Fiscal x Pedido de Compra x Material), etc.;
– Encaminhamento do material ao almoxarifado imediatamente após a emissão do “Relatório de Recebimento de Matérias” ou da inspeção pelo controle de qualidade, caso este esteja previsto;
– Aprovação dos pedidos de clientes pelo departamento de vendas e pelo setor de crédito e cobrança;
– Emissão de “Pedidos de Venda” internos em números de vias definido pelo sistema adotado, fornecendo-se vias ao almoxarifado (para separação do material), ao setor de faturamento (para emissão da Nota Fiscal) etc.;
– Conferências independentes das notas fiscais emitidas quanto a preços, cálculos, soma, etc.;
– Conferências independentes do material a ser expedido;
– Anexação dos canhotos, comprovantes de entrega de mercadorias, ao bloco de notas fiscais;
– Fluxo de informações que assegure os lançamentos contábeis, correspondentes à venda, inclusão nos registros fiscais, etc.

A auditoria e controle no setor de vendas é de extrema importância para a garantia de um bom funcionamento da empresa. Com ela, é possível prevenir, identificar e corrigir erros que podem interferir no resultado final da produção ou serviço. O melhor de tudo é que o DealDrive consegue atender grande parte das exigências citadas acima, auxiliando no seu processo de auditoria interna no setor de compras e vendas.

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